Yazı Detayı

Ana Sayfa Bizden Yazılar

SATIN ALMA ( İlkeler, Faydalar, Suistimaller, Önlemler )

Satın alma süreci, bir işletmenin başarısı için kritik bir rol oynar. Satın alma sürecini etkili bir şekilde yönetmek, işletmenizin maliyetlerini kontrol altında tutmanıza, kaliteyi sağlamanıza ve tedarik sürelerini optimize etmenize yardımcı olur. Her ne kadar önemli görülmese de diğer birimler kadar önemlidir. Ülkemizde birçok aile işletmesi veya ortaklı işletmeler bu alanı akraba, tanıdık, eş, dost ile güven alanında tutmak istese de bilinmesi gerekir ki kontrol güvene engel değildir.

TEMEL SATINALMA İLKELERİ

Satınalma ilkeleri, bir işletmenin mal ve hizmet alımlarını gerçekleştirirken izlediği stratejik ve operasyonel rehberlerdir. Bu ilkeler, satınalma süreçlerinin verimli, adil, ve maliyet açısından etkili olmasını sağlamak için geliştirilmiştir. Bu ilkeler, başarılı bir satınalma sürecinin temel taşlarını oluşturur ve işletmelerin tedarik süreçlerini optimize etmelerine yardımcı olur.

1. Şeffaflık

Satınalma sürecinde tüm aşamaların açık, belgelenebilir ve denetlenebilir olması gerekir. Bu, ihale ve teklif süreçlerinden, sözleşme imzalamaya kadar her aşamada geçerlidir.

2. Rekabet

Tedarikçiler arasında rekabetin teşvik edilmesi, daha iyi fiyatlar, kalite ve hizmet düzeyi elde edilmesine yardımcı olur. Bu, özellikle tedarikçi seçimi ve ihale süreçlerinde önemlidir.

3. Etik Davranış

Satınalma süreçlerinde etik kurallara uyulması, çıkar çatışmalarının önlenmesi, dürüstlük ve adaletin sağlanması esastır.

4. Maliyet Kontrolü

Satınalma süreçlerinde maliyetlerin etkili bir şekilde yönetilmesi önemlidir. Bu, hem mal ve hizmetlerin satın alınma maliyetlerini, hem de toplam sahip olma maliyetini (bakım, işletme, elden çıkarma gibi) kapsar.

5. Kalite

Satın alınan mal ve hizmetlerin, belirlenen kalite standartlarına uygun olması gereklidir. Kalite, hem üretim süreçlerinin verimliliği hem de müşteri memnuniyeti açısından kritik öneme sahiptir.

6. Sürdürülebilirlik

Çevreye duyarlı ve sürdürülebilir satınalma uygulamaları benimsemek, uzun vadeli iş başarısı için önemlidir. Bu, tedarik zincirinde çevresel ve sosyal etkilerin dikkate alınmasını içerir.

7. Zamanlama

Doğru zamanda doğru ürünün veya hizmetin tedarik edilmesi, operasyonel verimlilik için kritik öneme sahiptir. Zamanında teslimat ve stok yönetimi, bu ilkenin alt başlıklarıdır.

8. Risk Yönetimi

Satınalma sürecinde risklerin tanımlanması, analiz edilmesi ve yönetilmesi gerekir. Bu, tedarikçi risklerinden, lojistik ve operasyonel risklere kadar geniş bir yelpazeyi kapsar.

9. İlişki Yönetimi

Tedarikçilerle uzun vadeli, güvene dayalı ilişkiler kurmak ve bu ilişkileri etkin bir şekilde yönetmek, satın alma sürecinin başarısını artırır.

10. Yasal Uygunluk

Tüm satınalma faaliyetleri, ilgili yasal düzenlemelere ve standartlara uygun olmalıdır. Bu, hem yerel hem de uluslararası mevzuat açısından geçerlidir.

SATIN ALMA’NIN FAYDALARI

1. Maliyet Kontrolü ve Tasarruf

Rekabetçi Fiyatlar: İyi yönetilen bir satın alma süreci, en iyi fiyatları ve koşulları müzakere etmeyi sağlar. Bu, maliyetlerin düşürülmesine ve kâr marjının artırılmasına yardımcı olur.
Toplu Alımlar: Büyük miktarlarda alım yaparak daha iyi fiyatlar ve indirimler elde edilebilir.

2. Kalite Güvencesi

Kalite Kontrol: Doğru tedarikçilerle çalışarak ürün ve hizmetlerin kalitesini garanti altına alabilirsiniz. Kaliteli girdiler, üretim kalitesini ve nihai ürün kalitesini artırır.
Standartlara Uygunluk: Satın alma sürecinde belirlenen kalite standartlarına uygun ürün ve hizmetler temin edilebilir.

3. Operasyonel Verimlilik

Zamanında Teslimat: İyi planlanmış bir satın alma süreci, malzeme ve hizmetlerin zamanında temin edilmesini sağlar, bu da üretim kesintilerini önler.
Stok Yönetimi: Etkili stok yönetimi ve doğru zamanlı alımlar, fazla stok maliyetlerini ve stok eksikliklerini azaltır.

4. Tedarik Zinciri Yönetimi

Tedarikçi İlişkileri: Güçlü tedarikçi ilişkileri kurarak tedarik zincirinin istikrarı sağlanabilir. İyi ilişkiler, kriz durumlarında esneklik ve çözüm odaklı iş birliği sağlar.
Alternatif Kaynaklar: Farklı tedarikçilerle çalışarak tedarik risklerini dağıtmak ve alternatif kaynaklar yaratmak mümkündür.

5. Stratejik Avantaj

Pazar Bilgisi: Satın alma birimi, piyasa trendleri, fiyat dalgalanmaları ve yeni teknolojiler hakkında değerli bilgiler toplayarak stratejik kararların alınmasına katkı sağlar.
Yenilik ve Gelişim: Yeni ve yenilikçi ürün ve hizmetlerin tedarik edilmesi, işletmenin rekabet gücünü artırır.

6. Finansal Yönetim

Nakit Akışı Yönetimi: Satın alma süreci, ödemelerin planlanması ve yönetilmesi açısından önemlidir. Doğru planlama, nakit akışının dengede tutulmasını sağlar.
Finansal Planlama: Uzun vadeli sözleşmeler ve fiyat sabitleme stratejileri ile maliyet dalgalanmaları minimize edilebilir.

7. Yasal ve Düzenleyici Uyum

Yasal Gereklilikler: Satın alma süreçleri, yasal ve düzenleyici gerekliliklere uygun olarak yürütülmelidir. Bu, yasal risklerin minimize edilmesine yardımcı olur.
Sürdürülebilirlik: Çevresel ve sosyal sorumluluk ilkelerine uygun tedarikçilerle çalışarak, işletmenin sürdürülebilirlik hedeflerine ulaşması sağlanabilir.

8. Reputasyon ve Marka İmajı

Güvenilirlik: Kaliteli ve sürdürülebilir ürün ve hizmetler temin ederek işletmenin güvenilirliği artırılır.
Müşteri Memnuniyeti: İyi yönetilen bir satın alma süreci, müşteri memnuniyetini artıran kaliteli ürün ve hizmetlerin sağlanmasını sağlar.

9. İnovasyon ve Rekabet Üstünlüğü

Teknolojik Yatırımlar: Yeni teknolojilere ve inovatif çözümlere yatırım yaparak rekabet avantajı elde edilebilir.
Pazar Farklılaşması: Farklı ve yenilikçi ürünler temin edilerek pazar farklılaşması sağlanabilir.

10. Kriz Yönetimi ve Esneklik

Risk Yönetimi: Olası tedarik zinciri kesintilerine karşı alternatif planlar oluşturulabilir.
Esneklik: Değişen piyasa koşullarına hızlı adaptasyon sağlanarak işletme esnekliği artırılabilir.

Sonuç olarak, satın alma süreçlerine önem vermek, işletmenin genel verimliliğini, karlılığını ve sürdürülebilirliğini artırır. Bu süreçlerin iyi yönetilmesi, maliyet tasarrufu sağlamaktan operasyonel verimliliği artırmaya kadar birçok alanda fayda sağlar.

NASIL BİR YOL İZLEMELİYİZ?

1. İhtiyaç Belirleme

İhtiyaç Analizi: Tüm departmanlardan gelen talepleri toplayarak ihtiyaçları belirleyin. Bu süreçte her departmanın ihtiyaçlarını detaylı bir şekilde analiz edin.
Önceliklendirme: Hangi taleplerin acil olduğunu, hangilerinin bekleyebileceğini belirleyin.

2. Bütçeleme ve Planlama

Bütçe Onayı: Satın alma işlemleri için gerekli bütçeyi onaylayın ve bu bütçeye uygun hareket edin.
Planlama: Satın alma işlemlerini belirli bir zaman çerçevesinde planlayın. İhtiyaç duyulan mal veya hizmetlerin ne zaman temin edilmesi gerektiğini belirleyin.

3. Tedarikçi Araştırma ve Seçimi

Tedarikçi Araştırma: Potansiyel tedarikçileri araştırın ve değerlendirin. Güvenilir, kaliteli ve uygun fiyatlı tedarikçileri belirleyin.
Tedarikçi Değerlendirme: Tedarikçilerin geçmiş performansını, referanslarını ve kalite standartlarını değerlendirerek seçim yapın.
Alternatif Tedarikçiler: Her ihtimale karşı alternatif tedarikçiler belirleyin. Her duruma karşı hazırlıklı olunmalıdır.

4. Teklif Toplama ve Değerlendirme

Teklif İsteme: Seçilen tedarikçilerden teklif isteyin. Bu teklifler fiyat, kalite, teslimat süresi gibi kriterleri içermelidir.
Teklif Değerlendirme:Gelen teklifleri detaylı bir şekilde değerlendirerek en uygun olanı seçin.

5. Sözleşme Yönetimi

Sözleşme Hazırlama: Tedarikçi ile anlaşma şartlarını belirleyen sözleşmeleri hazırlayın. Bu sözleşmelerde fiyat, teslimat süresi, kalite standartları ve diğer önemli şartlar yer almalıdır.
Sözleşme Onayı: Sözleşmeyi ilgili taraflarla birlikte inceleyerek onaylayın.

6. Sipariş Verme

Sipariş Oluşturma: Onaylanan tedarikçi ile sipariş oluşturun. Sipariş formunda ürün veya hizmetin detayları, miktarları ve teslimat tarihleri yer almalıdır.
Sipariş Onayı: Siparişi tedarikçiye iletin ve siparişin onaylandığından emin olun.

7. Teslimat ve Kontrol

Teslimat Takibi: Tedarikçinin belirlenen tarihlerde teslimat yapıp yapmadığını takip edin.
Kalite Kontrol: Gelen ürünlerin veya hizmetlerin kalite standartlarına uygun olup olmadığını kontrol edin. Uygun olmayan ürünler veya hizmetler için gerekli işlemleri yapın.

8. Ödeme Yönetimi

Fatura Kontrolü: Tedarikçiden gelen faturaların sipariş ve teslimat ile uyumlu olup olmadığını kontrol edin.
Ödeme: Onaylanan faturalar doğrultusunda ödemeleri zamanında yapın.

9. Performans Değerlendirme

Tedarikçi Performansı: Tedarikçilerin performansını düzenli olarak değerlendirin. Bu değerlendirmeler, tedarikçi seçiminde ve ilişkilerin sürdürülmesinde önemli bir rol oynar.
İç Performans: Satın alma süreçlerinizin verimliliğini ve etkinliğini düzenli olarak analiz edin ve gerekli iyileştirmeleri yapın.

10. Geri Bildirim ve Sürekli İyileştirme

Geri Bildirim: Tedarikçilerden ve iç departmanlardan düzenli olarak geri bildirim alın.
İyileştirme: Gelen geri bildirimler doğrultusunda satın alma süreçlerinizi sürekli olarak iyileştirin.

11. Dijitalleşme ve Otomasyon

Satın Alma Yazılımı: Satın alma süreçlerini daha verimli hale getirmek için dijital satın alma yazılımlarından faydalanın.
Otomasyon: Teklif toplama, sipariş verme, teslimat takibi ve fatura kontrolü gibi süreçleri otomatikleştirerek zaman ve maliyet tasarrufu sağlayın.

12. Risk Yönetimi

Risk Analizi: Satın alma süreçlerindeki potansiyel riskleri belirleyin ve bu risklere karşı önlemler alın.
Esneklik: Tedarik zincirinde oluşabilecek aksaklıklara karşı esnek çözümler geliştirin.

SATIN ALMADA SUİSTİMALLER

1. Rüşvet ve Yolsuzluk

Tanım: Satın alma personelinin, belirli tedarikçilerden rüşvet veya komisyon alarak bu tedarikçilere öncelik tanıması.
Önleme: Sıkı denetimler ve iç kontrol mekanizmaları oluşturulmalıdır. Ayrıca, çalışanlara düzenli etik eğitimleri verilmeli ve bir ihbar hattı kurulmalıdır.

2. Fiyat Şişirme

Tanım: Satın alma personelinin, tedarikçilerle anlaşarak fiyatları olduğundan yüksek gösterip, aradaki farkı kendisine veya tedarikçiye aktarması.
Önleme: Piyasa araştırması yaparak ve birkaç farklı tedarikçiden teklif alarak fiyatların doğruluğunu kontrol etmek önemlidir.

3. Çıkar Çatışması

Tanım: Satın alma personelinin, kendisi veya yakınlarının sahibi olduğu şirketlerden alım yapması.
Önleme: Çalışanların çıkar çatışması beyanında bulunmaları zorunlu hale getirilmeli ve bu beyanlar düzenli olarak kontrol edilmelidir.

4. Kalite Standartlarından Sapma

Tanım: Satın alma personelinin, daha düşük kaliteli ürünleri daha yüksek fiyatlarla satın alarak kalite standartlarını ihlal etmesi.
Önleme: Ürünlerin kalite kontrol süreçleri sıkı tutulmalı ve düzenli olarak bağımsız denetimler yapılmalıdır.

5. Fiktif Alımlar

Tanım: Gerçekte teslim edilmeyen ürünler veya hizmetler için sahte faturalar düzenlenmesi.
Önleme: Teslimat ve fatura kontrol süreçleri sıkılaştırılmalı, fiziksel olarak teslimatların doğruluğu teyit edilmelidir.

6. Kayıt Dışı İşlemler

Tanım: Resmi kayıtlarda gösterilmeyen veya eksik gösterilen satın alma işlemleri.
Önleme: Tüm işlemlerin düzgün bir şekilde kayıt altına alınması ve düzenli olarak denetim yapılması gereklidir.

7. Yanlı Değerlendirme ve İhale Şartnamesi Manipülasyonu

Tanım: Satın alma personelinin belirli tedarikçilere avantaj sağlayacak şekilde ihale şartnamelerini manipüle etmesi.
Önleme: İhale şartnamelerinin şeffaf ve adil bir şekilde hazırlanması ve onaylanması sağlanmalıdır.

8. Geç Teslimat ve Ek Ücretler

Tanım: Satın alma personelinin tedarikçilerle anlaşarak geç teslimat yapılmasına göz yumması ve ek ücretler talep etmesi.
Önleme: Teslimat süreleri ve performans kriterleri sözleşmede açıkça belirtilmeli ve düzenli olarak takip edilmelidir.

Genel olarak satınalma süreçlerinde yaşanılan suistimallerde en sık kullanılan yöntemler;

Rüşvet
İhale Manipülasyonu
Fiyat Şişirme
Yanlış Faturalandırma
Kötü niyetli Tedarikçi Seçimi olarak gözlemlenmektedir.

Bu suistimallerin sonucunda en sık yaşanan kayıplar;

Mali Kayıplar
İtibar Kaybı
Yasal Süreçler
Şirket İçi Denetim ve Yapılanma olarak sınıflandırabiliriz.

KAYIPLARIN YAŞANMAMASI ADINA, NELER YAPILABİLİR?

1. İç Kontrol Sistemleri

Denetim Mekanizmaları: Düzenli iç ve dış denetimler yapılmalıdır.
Sıkı Yönetim: Yönetim kadrolarının, satın alma biriminin faaliyetlerini sıkı bir şekilde denetlemelidir ve yönlendirmelidir.
Yetki ve Sorumlulukların Ayrılması: Satın alma, onay ve ödeme süreçlerinin farklı kişiler tarafından yürütülmesi sağlanmalıdır.

2. Eğitim ve Farkındalık

Etik Eğitimleri:Çalışanlara düzenli olarak etik ve yolsuzluk karşıtı eğitimler verilmelidir.
Farkındalık Programları: Çalışanların suistimal belirtilerini tanıyabilmeleri için farkındalık programları düzenlenmelidir.

3. Teknoloji ve Yazılım Kullanımı

ERP Sistemleri: Kurumsal kaynak planlama (ERP) sistemleri kullanılarak işlemlerin izlenebilirliği artırılabilir.
E-Satın Alma Sistemleri: Satın alma işlemlerinin dijital ortamda yapılması sağlanarak şeffaflık artırılabilir.

4. İhbar Mekanizmaları

İhbar Hattı: Çalışanların gizlilik içinde suistimalleri bildirebileceği bir ihbar hattı kurulmalıdır.
Koruma: İhbarcıların işten çıkarılma veya misillemeye karşı korunması sağlanmalıdır.

5. Tedarikçi Değerlendirme ve Seçimi

Performans Değerlendirmesi: Tedarikçilerin performansı düzenli olarak değerlendirilmeli ve kayıt altına alınmalıdır.
Şeffaf İhale Süreçleri: İhale süreçlerinin şeffaf ve adil bir şekilde yürütülmesi sağlanmalıdır.

6. Politika ve Prosedürler

Etik Kurallar: İşletmenin etik kuralları açıkça tanımlanmalı ve tüm çalışanlara iletilmelidir.
Prosedürler: Satın alma süreçleri için net prosedürler oluşturulmalı ve bu prosedürlere uyum sağlanmalıdır.

NEDEN ?

Düzenli İç Denetimler:

Şirket içi denetim ekipleri tarafından yapılan düzenli denetimler suistimalleri tespit etmede önemli bir rol oynar.
Denetim raporlarında tutarsızlıklar, şüpheli işlemler ve anormal harcamalar tespit edilmiştir.

Bağımsız Dış Denetimler:

Bağımsız denetim firmaları tarafından gerçekleştirilen denetimler, objektif bir bakış açısıyla suistimalleri ortaya çıkarır.
Şirket içi denetimlerin gözden kaçırdığı suistimal vakaları bağımsız denetimlerle ortaya konmuştur.

Anonim İhbar Hatları:

Çalışanların ve üçüncü şahısların şüpheli faaliyetleri anonim olarak bildirebildiği ihbar hatları, suistimallerin tespitinde etkili olmuştur.
Çoğu suistimal, içerden gelen ihbarlar sayesinde ortaya çıkmıştır. Gelen ihbarların kimden nasıl geldiği ile ilgili bilgi sızıntısının olmaması sistemi güçlendirecektir.

Gizli Bildirim Sistemleri:

Şirketlerin uyguladığı gizli bildirim sistemleri, çalışanların suistimalleri korkmadan bildirmesini sağlar.
Bu sistemler, çalışanların doğrudan yönetime veya denetim ekiplerine bilgi vermesini kolaylaştırır.

İzleme ve Otomasyon Sistemleri:

Satın alma süreçlerinin otomasyonu, şüpheli işlemlerin ve anormalliklerin daha hızlı tespit edilmesini sağlar.
Otomasyon sistemleri, anormal fiyatlandırmalar ve şüpheli tedarikçi ilişkilerini izler.

Veri Analitiği

Gelişmiş veri analitiği araçları büyük veri setlerinde suistimal göstergelerini belirlemek için kullanılır.
Örneğin, olağandışı harcama modelleri, sık tekrarlanan küçük tutarlı işlemler ve tedarikçi ilişkilerinde çakışan çıkarlar gibi anormallikler tespit edilebilir.

Kontrol Matrisleri:

Şirketlerin uyguladığı kontrol matrisleri, her satın alma işleminin belirli prosedürlere uygunluğunu denetler.
Bu matrisler sayesinde, belirli kontrol noktalarında yapılan hatalar veya kasıtlı yanlışlıklar ortaya çıkar.

Yetkilendirme ve Onay Sistemleri:

Satın alma işlemlerinin belirli yetkilendirme ve onay sistemlerinden geçmesi, suistimal riskini azaltır.
Yetkisiz kişilerin işlem yapması önlenir ve tüm işlemler kayıt altına alınarak denetlenir.

Etik ve Uyum Eğitimleri:

Çalışanlara verilen düzenli etik ve uyum eğitimleri, suistimalin fark edilmesini ve bildirilmesini sağlar.
Eğitimler, çalışanların suistimal belirtilerini tanımasını ve doğru raporlama yapmasını teşvik eder.

Şirket İçi Bilinçlendirme Kampanyaları:

Şirketler, suistimallerin önlenmesi ve tespit edilmesi için farkındalık kampanyaları düzenler.
Bu kampanyalar, çalışanların ve yöneticilerin dikkatini suistimal risklerine çeker.

Adli Denetimler ve Soruşturmalar:

Şirket içi suistimal vakaları, adli denetimler ve soruşturmalar aracılığıyla ortaya çıkarılır.
Hukuki süreçler ve mahkeme kararları, suistimal yapan kişilerin tespit edilmesini ve cezalandırılmasını sağlar.

Yasal Bildirimler ve Denetimler:

Regülatör kurumlar tarafından yapılan yasal bildirimler ve denetimler, suistimalleri ortaya çıkarır.
Özellikle kamu kurumlarında ve büyük şirketlerde, regülatör denetimler suistimalin tespitinde etkili olmuştur.

Bls Kurumsal - 2024